¿Agotado/a? ¿Estresado/a? ¿Sientes que nunca llegas a tiempo, aunque siempre vas corriendo a todos los sitios?

¿Te quedas más horas en el trabajo después de tu jornada laboral porque no te da tiempo a acabar todo lo que tienes que hacer?

¿Has entrado a leer este post porque te identificas con la persona de la foto?

El tiempo es una de las cosas más ecuánimes que existe. Todos tenemos el mismo número de horas al día, 24, y nadie puede variar eso. Así que en vez de gestión del tiempo, a lo que deberíamos referirnos es a la gestión de uno mismo. Lo único sobre lo que tenemos un control absoluto.

Así que vamos a ver cómo nos podemos autogestionar mejor para ser más productivos en el trabajo, podamos salir a nuestra hora, no estemos tan cansados/estresados y tengamos más tiempo libre para nuestra vida personal. Lograr, en definitiva, el ansiado balance entre vida laboral y personal.

1. Los 90 primeros minutos de tu jornada laboral son sagrados:

¿Qué sueles hacer nada más llegar al trabajo? Supongo que lo que hace la gran mayoría de la gente: responder e-mails.

El problema es que estás utilizando tu momento más productivo en algo que no requiere todo tu potencial, es decir, estás malgastando tu energía.

Deberías dedicar las primeras horas de tu día a hacer tu tarea más importante.

Esa por la que te pagan y que nadie más puede hacer. La que requiere toda tu atención, concentración y creatividad. Suele ser pensar, planificar, tomar decisiones, organizar, crear nuevos procesos… ¡Prioriza!

Puedes utilizar la herramienta de la Matriz de Eisenhower (34º presidente de EEUU) para ordenar y priorizar tus tareas.

Tu tarea a realizar, a primera hora de la mañana, estará en el primer cuadrante.

2. Planifícate, pero no con To-Do list.

La planificación, en contraposición a la improvisación, son la clave en el aprovechamiento y optimización del tiempo. Solemos hacer listas de tareas donde escribimos todo lo que tenemos que hacer.

Pero en esas listas mezclamos tareas muy heterogéneas en términos de dificultad, importancia, urgencia y tiempo de realización, ya que habrá cosas que nos pueden llevar 3 minutos, 2 horas, 5 días o incluso meses.

Como nos gusta mucho tachar entradas de esa lista, solemos escoger primero las taras que nos llevan menos tiempo pero probablemente no son las más importantes.

Resultado: procrastinamos, dejamos lo más relevante y probablemente más incómodo de realizar para “mañana” y así todos los días. Seguro que tienes cosas sin resolver en tu To-do list desde hace semanas o incluso meses.

Esto es una gran causa de estrés y frustración.

41% de las tareas de las To-Do list nunca se llegan a realizar

¿Cuál es la solución? Poner las tareas en tu calendario. ¿Qué tienes que hacer un meeting con tu equipo? ¡Vale! ¿Qué día? ¿A qué hora? ¿Durante cuánto tiempo? Ponlo en tu agenda. Y así con todo, de forma que lo que no esté en tu agenda no existe.

La herramienta Google Calendar te puede ser muy útil se te gustan las agendas electrónicas o bien puedes usar una agenda física, yo lo prefiero.

 Te recomiendo herramientas de planificación como KanbanFlow, Asana o Trello, os hablaré de ellas en otro post. 

Utiliza siempre lo que te haga trabajar mejor en menos tiempo.

3. Una cosa de cada vez. No multitasking!

Te estresarás menos y lo harás mejor.

4. Dosifica el tiempo que dedicas a contestar correos electrónicos:

Los e-mails, junto con las reuniones, son en lo que más perdemos el tiempo en el trabajo.

Recibimos al día entre 50-500 correos electrónicos. La gran mayoría de los cuales ni nos concierne.

Se estima que nos pasamos 2,6 horas de nuestra jornada leyendo y contestando e-mails. Lo que supone 13,2 horas a la semana.

Vaya locura ¿no? Aparte de pedir a tus colegas que te dejen de poner en copia en asuntos que no te afectan, esto es lo que podrías hacer para optimizar el tiempo que dedicas a gestionar mensajes:

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Procesa e-mails solo 3 veces al día y durante 25 minutos cada vez. En efecto, no es mucho tiempo, menos de la mitad en que de media lo hacemos. Por eso se necesita una estrategia de ejecución.

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“Tócalo una vez”: así se llama la estrategia. Consiste en que cada vez que abras un e-mail hagas algo con él.

No lo leas y luego lo dejes ahí, sin más y más tarde lo vuelvas a leer…

Así que o lo respondes inmediatamente, lo borras, lo delegas o lo pospones (ah! pero en este caso lo pones en tu agenda).

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Escribe e-mails cortos, lo más breve posible.

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Desactiva el notificador de mensaje recibido, te ayudará a mantenerte concentrado en lo que estás haciendo.

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5. No asistas a más meetings, si puedes.

En general las reuniones están mal organizadas y son altamente ineficientes. No hay foco. Se mantienen conversaciones paralelas. Empiezan tarde. Duran demasiado. La mayoría de los asistentes no participan y están contestando emails o en las redes sociales con el móvil de empresa.

¿Qué se puede hacer para mejorar los meetings?

La primera regla, a no ser que sea imprescindible, no vayas a ninguna reunión. Alguna otra regla sería:

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Crear una agenda de lo que se va a tratar en la reunión. Ajustarse a ella. No tratar nada que no esté allí establecido. Que todos los participantes la reciban con suficiente antelación para que puedan preparar todos los puntos. Poner un tiempo estimado al lado de cada asunto.

Cuantos menos participantes mejor. Que asistan solo las personas imprescindibles para tomar decisiones.

Tener meetings de pie: es más incómodo pero más rápido, seguro!

Que duren 15 o 20 minutos. ¿Por qué todos los meetings duran o 30 min o 1 hora? Parece una regla no escrita, pues no hace falta que duren tanto, si se va al grano y se tiene todo bien preparado.

Utilizar alguna herramienta donde se pueda ver una cuenta atrás y cuando se acabe el tiempo, se acabó la reunión.

6. Aprende a decir no.

No siempre puedes estar disponible para todos y para todo.

Protege tu tiempo contra los ladrones de tiempo.

Es el activo más importante que tienes.

Y aquí incluyo todo tipo de distracciones como el no echarle constantemente un vistazo a las redes sociales o tener el WhatsApp Web abierto todo el día.

No te engañes a ti mismo/a. No pierdas el tiempo.

7. Reduce interrupciones.

Puedes utilizar métodos para dar a entender a tus compañeros que estás ocupado en ese momento y no deseas ser molestado.

Una vez trabajé con una empresa que utilizaban chalecos reflectantes, como los que tenemos en el coche.

Si alguien tenía ese chaleco puesto nadie le podía molestar hasta que se lo quitase.

8. Delega todo lo que puedas.

Pero sobre todo las tareas que son urgentes y no importantes para ti. ¿Te acuerdas de la Matriz de Eisenhower?

9. Mejor hecho que perfecto.

No te obsesiones con la perfección.

10. Vete a casa a tu hora.

Siempre habrá trabajo que hacer, a veces es simplemente imposible dejarlo todo hecho.

Pero si demasiadas cosas importantes quedan sin hacer cada día, plantéate hablar con tu jefe, está claro que se necesita más personal.

No intentes hacer cosas imposibles o el trabajo de dos o tres personas, acabarás quemándote.

Pide ayuda antes de que sea demasiado tarde.

11. No estés conectado 24/7 a tu empresa.

Pon límites.

Y hasta aquí el post de hoy, espero que te haya gustado. Compártelo en tus redes sociales ¡Gracias por leernos!

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